PANDUAN PENGGUNAMemahami Versi Dokumen di Arsip
Begitu kamu membuka arsip dan melihat dua berkas dengan judul nyaris sama, wajar kalau bingung mana yang harus dibaca. Versi dokumen ada justru untuk menjawab kebingungan itu: ia menandai mana yang terbaru, mana yang masih berlaku, dan mana yang disimpan hanya sebagai jejak perubahan. Tanpa penomoran yang rapi, satu salah pilih bisa membuatmu membaca ketentuan yang sudah tidak dipakai lagi.
Nomor Versi
Nomor versi menunjukkan urutan perubahan, bukan tingkat kepentingan. Versi 2 belum tentu lebih penting dari versi 1; ia hanya lebih baru dan menggantikan yang sebelumnya.
Tanggal Berlaku
Tanggal berlaku berbeda dari tanggal berkas dibuat. Sebuah dokumen bisa dibuat lebih awal tetapi baru dipakai kemudian, sehingga tanggal berlaku yang jadi acuan penelusuran.
Hal yang perlu diperiksa
- Cek nomor versi sebelum membuka isi dokumen.
- Bandingkan tanggal berlaku, bukan hanya tanggal berkas dibuat.
- Simpan salinan hanya jika statusnya masih berlaku.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.
