PANDUAN PENGGUNAMemahami Indeks Dokumen di Arsip
Indeks dokumen adalah lapisan yang menghubungkan berkas dengan cara kamu mencarinya. Tanpa indeks, arsip hanya tumpukan berkas tanpa pintu masuk. Halaman ini menjelaskan kenapa indeks dibentuk, apa saja yang dicatat di dalamnya, dan bagaimana catatan itu menentukan apakah sebuah dokumen masih bisa kamu temukan setelah lama tersimpan.
Penamaan Berkas
Nama berkas adalah penanda pertama yang dilihat sistem. Nama yang konsisten memudahkan pencarian, sementara nama yang berubah-ubah membuat dokumen sulit dibedakan dari versi lain.
Penanda Versi
Setiap perubahan isi sebaiknya meninggalkan penanda versi. Tanpa penanda, dua berkas dengan nama sama bisa dianggap identik padahal isinya berbeda.
Hal yang perlu diperiksa
- Indeks menyimpan penanda, bukan isi dokumen itu sendiri.
- Setiap versi punya penanda sendiri agar tidak tertukar.
- Masa simpan menentukan kapan catatan indeks dilepas.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.