PANDUAN PENGGUNAMemahami Verifikasi Salinan
Verifikasi salinan adalah proses memeriksa apakah sebuah salinan masih mewakili dokumen asalnya, bukan sekadar berkas yang mirip namanya. Di arsip 18TOTO, proses ini bertumpu pada penamaan, penandaan versi, dan pencatatan waktu. Tanpa verifikasi, salinan lama bisa dikira yang terbaru, dan penelusuran kembali jadi menebak-nebak.
Kenapa Salinan Perlu Diverifikasi
Salinan bisa berubah isi, nama, atau versinya tanpa jejak yang jelas. Verifikasi memberi penanda bahwa sebuah salinan sudah dicocokkan dengan acuan pada waktu tertentu, sehingga tidak tertukar dengan versi lain yang mirip.
Penamaan yang Membedakan
Nama berkas yang baik memuat penanda dokumen, versi, dan tanggal. Pola ini membuat salinan yang berbeda tidak saling menimpa, dan memudahkan pencarian saat ada beberapa berkas dengan topik serupa.
Hal yang perlu diperiksa
- Cocokkan nama berkas dengan catatan masuknya.
- Periksa tanda versi dan tanggal pada metadata.
- Bandingkan isi salinan dengan dokumen acuan.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.
